Alles Wichtige rund um die Verwaltung & Organisation sowie die besten Tipps zum Aufbessern der Vereinskasse!
Finanzen sind ein wichtiges Thema. So auch in jedem Verein.
Dabei ist vor allem eine Thematik besonders wichtig: die Vereinskasse mit dem Kassenwart. Von hier aus wird entschieden, welches Traumprojekt als nächstes in die Tat umgesetzt werden kann.
Erfahrt hier im Beitrag alles Wichtige zum Kassenwart und der Vereinskasse.
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Kassenwart – Rolle & Aufgaben
Was ist eigentlich ein Kassenwart?
Ein Kassenwart ist die Person im Verein, die für die Kassenführung zuständig ist. Dabei achtet sie ganz genau auf alle Einnahmen und Ausgaben und führt Buch über alle Geldströme. Dabei ist vor allem eine sorgfältige Arbeit notwendig, damit man nicht plötzlich den Überblick über die Finanzen verliert und gewünschte Projekte doch nicht umsetzbar sind. Eine andere Bezeichnung für den Kassenwart ist Schatzmeister oder Schatzmeisterin.
Welche Aufgaben hat ein Kassenwart?
Die wichtigste Aufgabe eines Kassenwarts ist die Überwachung der Finanzen. Dabei ist er oder sie verantwortlich für die korrekte Führung der Vereinskasse, die Verwaltung von Ausgaben und Einnahmen und achtet auf wichtige Fristen, die ihr für eure Zahlungen einhalten müsst. Somit seid ihr vor allem für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs in eurem Verein zuständig.
Eine weitere große Aufgabe ist das Aufstellen eines jährlichen Haushaltsplanes. Dabei erstellt ihr einen Plan, der euch die möglichen finanziellen Mittel für das kommende Jahr aufzeigt. Hier seht ihr, welche Projekte schon jetzt möglich sind und für was ihr (wieviel) noch sparen müsst.
Außerdem seid ihr für alle Steuerangelegenheiten verantwortlich. Hier kommt auch die oft ungeliebte Aufgabe der Steuererklärung ins Spiel.
Neben der Überwachung der Finanzen könnt ihr euch auch mit dem vielseitigen Thema Fördermittel und Spendenbeschaffung beschäftigen. Hier stehen wir euch aber gerne zur Seite! Schaut dafür einfach in den Beiträgen über Fördermittel, Fundraising, Sponsoren und Crowdfunding nach und entdeckt die spannende Welt der Spendengelder.
Welche Anforderungen müsst ihr als Kassenwart mitbringen?
Als Schatzmeister oder Schatzmeisterin müsst ihr vor allem sehr vertrauenswürdig sein und mit Geld und Finanzen umgehen können. Es bietet sich hier natürlich an, wenn ihr schon erste theoretische Grundlagen mit Finanzen habt. Die Position wird zur Mitgliederversammlung gewählt.
Außerdem ist es von Vorteil, wenn ihr mit MS Excel oder anderen Tabellenkalkulationsprogrammen umgehen könnt. Das Wichtigste ist aber, dass ihr euch für diese wichtige Position berufen fühlt und bereit seid, Verantwortung zu übernehmen. Macht ihr eure Aufgabe gut, hilft das eurem Verein sehr und ermöglicht die Realisierung vieler Herzensprojekte!
Vereinskonto eröffnen
Ein Konto für euren Verein ist von großem Vorteil, denn so liegt die finanzielle Haftung bei der Institution Verein, nicht bei euch als Privatpersonen.
Außerdem könnt ihr alle Geldein- und -ausgänge, die z. B. über Mitgliedsbeiträge, Sponsoring oder Spenden für euren Verein auf euer Vereinskonto wandern, übersichtlich erfassen und verwalten.
Wir beantworten euch hier die wichtigsten Fragen rund um das Vereinskonto, damit ihr rechtssicher und ohne unnötigen Aufwand euer Vereinskonto eröffnen und pflegen könnt.
Gibt es ein spezielles Vereinskonto oder geht auch ein normales Girokonto?
Es gibt spezielle Vereinskonten, die als Geschäftskonto geführt werden und besondere, oftmals bessere Konditionen für gemeinnützige Vereine anbieten.
Vor allem die Filialbanken, wie z. B. Spar- und Volksbanken, bieten ein Vereinskonto an. Diese Banken sind vor Ort vernetzt und haben deshalb traditionell einen besseren Draht zum Vereinsleben.
Wie eröffne ich ein Vereinskonto?
Um ein Vereinskonto zu eröffnen, müsst ihr folgende Unterlagen zur Hand haben:
ein beglaubigter Auszug aus dem Vereinsregister
das Protokoll der Gründungsversammlung oder – bei älteren Vereinen – das Protokoll der letzten Jahresabschlusssitzung mit den Namen der Vereinsvertreter bzw. des Vorstandes
die Personalausweise der Bevollmächtigten
Was kostet ein Vereinskonto?
Oft entstehen bei einem Vereinskonto Kosten für die Kontoführung und für einzelne Überweisungen. Und dennoch sind die Konditionen für Vereine oft günstiger, als wenn ihr ein normales Geschäftskonto eröffnen würdet.
Nur wenige Banken bieten ihr Vereinskonto kostenlos an, weil die Administration der verschiedenen Bevollmächtigten und der meist häufigen Kontobewegungen besonders aufwändig ist. Dennoch gibt es Angebote für ein kostenloses Konto für Vereine.
Wie finde ich die beste Bank für unseren Verein?
Schaut bei der Auswahl eurer Bank auf Banken, die bei euch vor Ort vertreten sind. Das birgt den Vorteil, dass ihr eure Beiträge, Spenden und Überweisungen direkt persönlich tätigen könnt.
Onlinebanken sind zwar oft preiswerter in der Kontoführung, aber bieten weniger Beratung oder nehmen grundsätzlich keine Vereine als Kunden auf.
Was ist besonders an einem Konto für Vereine?
Bei einem Vereinskonto ist der Kontoinhaber der Verein, der als juristische Person auftritt. Das bedeutet, bei Verlusten haftet der Verein und nicht ihr als Vereinsmitglieder.
Verwaltet wird das Konto von eurem:r Kassenwart:in, der:die für diesen Posten gewählt wird und jährlich eine Kassenprüfung beim Vorstand ablegen muss.
Tipps zum Vereinskassenbuch
Das Vereinskassenbuch dokumentiert alle eure Aktivitäten im Verein und wird durch das Finanzamt regelmäßig geprüft. Damit ihr Steuernachzahlungen und andere Schwierigkeiten vermeiden könnt, solltet ihr besonders auf eine gute Kassenbuchführung achten!
Hier findet ihr 4 Tipps zum Vereinskassenbuch!
Was muss ins Vereinskassenbuch?
Alle Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen im Vereinskassenbuch vermerkt werden, und zwar mit Datum, Zweck und aktuellem Kontostand.
Dabei ist es ganz gleich, ob ihr ein oldschool Vereinskassenbuch in Papierform führt oder euch eine Vorlage aus dem Internet geladen habt. In beiden Fällen solltet ihr direkt alle Angaben auf Korrektheit überprüfen.
Müsst ihr nachträgliche Änderungen vornehmen, richtet lieber eine Stornobuchung und eine weitere Korrekturbuchung ein. Zudem ist es ratsam, die Ausgaben und Einnahmen strikt chronologisch zu führen – denn das Finanzamt benötigt die Angaben chronologisch und ihr habt gleichzeitig eine bessere Übersicht.
Tipp: Markiert eure Einnahmen und Ausgaben je nach Posten farblich – das klappt einfach in einer Excel-Tabelle: Fügt eine Spalte mit dem Posten ein, verknüpft die Posten über das Tool “Bedingte Formatierung” mit einer Spaltenfarbe und dann könnt ihr die Posten zuordnen, färben und sortieren.
Wo finde ich gute Kassenbuch Vorlagen?
Online findet ihr ausführliche Vorlagen für ein Vereinskassenbuch. Gerade Excel-Vorlagen sind praktisch, weil das Programm bekannt ist und so der:die Kassenbeauftragte einfach und schnell damit arbeiten kann.
Bei einer guten Vorlage solltet ihr auf diese Punkte achten:
Spalte für das Datum der Kontobewegung
Spalte für die fortlaufende Belegnummer
Spalte für Kommentar bzw. Erläuterung
Spalte für den Bruttobetrag
Angabe vom Kassenbestand bzw. Saldo
eine passende, zeitsparende Verformelung mit automatischer Addition
Gibt es ein gutes Vereinskassenbuch auch online?
Neben verschiedenen Angeboten für online Vereinskassenbücher gibt es mittlerweile sogar Apps, die diese Aufgabe übernehmen.
Die verschiedenen Softwares sollten rechtsgeprüft sein und euch die Möglichkeit bieten, alle Angaben zu exportieren, um sie dem Vorstand und dem Finanzamt vorzulegen. Sind diese Bedingungen gegeben, dann können online Vereinskassenbücher für euch eine gute Alternative sein!
Wie wird das Kassenbuch genutzt?
Das Kassenbuch dient nicht nur dem Finanzamt zur Übersicht über die Finanzen eures Vereins, sondern auch bei der Mitgliederversammlung zur Vorstellung der Aktivitäten.
Kurz vor der Jahreshauptversammlung setzt sich der:die Kassenwart:in mit dem Vorstand zur Kassenprüfung zusammen und wird dann bei der Versammlung von allen Mitgliedern “entlastet”, also in seiner:ihrer fehlerfreien Arbeit bestätigt.
Vereinskasse aufbessern – die 8 besten Tipps
Vereinsfest
Feiern und Geld verdienen. Das klingt zu gut? Das geht vor allem ganz einfach! Startet gleich mit der Planung eines Vereinsfestes und verbindet ausgelassenes Feiern mit dem Füllen eurer Mannschaftskasse. Plant dafür ein buntes Programm mit Musik und verschiedenen Attraktionen oder Aktivitäten. Für Sportvereine bieten sich Freundschaftsspiele oder für die Jüngeren „Eltern gegen Kinder“-Spiele an. Vielleicht organisiert ihr auch gleich ein ganzes Turnier und ladet andere Mannschaften ein.
Das bringt nicht nur gutes Geld über den Verkauf von Essen und Trinken, sondern bietet auch gleich ein Programm für den ganzen Tag. Am Ende erhalten die Sieger einen Pokal als Preis.
Tipp: Macht hier noch eine Tombola und erhöht so eure Spenden.
Vereins-Weihnachtsmarkt
Organisiert einen kleinen Vereins-Weihnachtsmarkt, um Spenden für euren Verein zu sammeln.
Bietet heißen Glühwein oder Punsch, Schokofrüchte und kleine (selbstgebastelte) Weihnachtsgeschenke an. So könnt ihr Geld für eure Vereinskasse sammeln und bringt alle in eine besinnliche Weihnachtsstimmung.
Vereins-Flohmarkt
Second Hand ist eine super Möglichkeit, alten Dingen neues Leben einzuhauchen. Verkauft einfach coole Vintage-Klamotten und kleine Schätze. Dafür bietet sich ein Flohmarkt auf eurem Vereinsgelände gut an, um Geld für eure Vereinskasse zu sammeln! Verbindet das mit einem Kuchenbasar, damit die fleißigen Käufer und Käuferinnen sich vom Stöbern und Einkaufen stärken können!
Sponsoring
Ihr habt ein neues Projekt mit eurem Verein geplant und braucht dafür noch das nötige Kleingeld? Dann könnte die Unterstützung eines Sponsors die Lösung sein.
Was genau ist aber Sponsoring eigentlich? Erfahrt im nächsten Beitrag, wie eine Sponsoring-Aktion für Vereine aussieht, welche Formen des Sponsorings existieren und was ihr dabei beachten solltet.
Habt ihr schonmal über eine Crowdfunding Aktion nachgedacht? Dabei meldet ihr euch auf einer der Crowdfunding Plattformen an und setzt ein Spendenziel. Das müsst ihr dann in einem bestimmten Zeitraum erreichen und schon bald könnt ihr euer nächstes Herzensprojekt in die Tat umsetzen.
Was ihr alles beachten müsst, welche Plattformen sich eignen und wie ihr schnell und einfach mit Crowdfunding zum Erfolg kommt, erfahrt ihr in unserem nächsten Beitrag.
Eine tolle Möglichkeit, die Vereinskasse aufzubessern, ist die Fundraising-Aktion mit FUNDMATE. Hier verkauft ihr nützliche FUNDMATE-Produkte wie Socken, Gewürze oder Tees und behaltet einen Teil des Erlöses als Spende. Das lässt sich auch prima mit einem Flohmarkt oder einem Kuchenverkauf verbinden.
Um mehr über FUNDMATE und die Aktion zu erfahren, kannst du die hier das kostenlose und unverbindliche Infopaket bestellen:
Eine bürokratische Möglichkeit für die Finanzierung eurer Projekte sind Fördergelder und Fördermittel. Lest dafür einfach im nächsten Beitrag, welche Möglichkeiten es gibt, auf was ihr achten müsst, wenn ihr einen Förderantrag stellt und wie ihr ganz bequem und unkompliziert Zuschüsse beantragen könnt. Damit dem nächsten Herzensprojekt nichts mehr im Weg steht!
Nehmt als Mannschaft oder als Gruppe an einem Spendenlauf in eurer Stadt teil. Dazu braucht ihr nur ein paar Läufer und Läuferinnen. Sucht euch vielleicht noch ein paar Sponsoren, die euch dann für jeden gelaufenenKilometer bezahlen. Hier müsst ihr nicht viel vorbereiten. Einfach alle Teilnehmenden zum Spendenlauf anmelden und schon kann es losgehen.
* Die 4 € pro Box sind eine Spendenempfehlung. Der tatsächliche Betrag liegt im Schnitt sogar höher, denn viele Unterstützer:innen spenden gerne mehr.
